2. Tổ chức hành chánh

2.1. Tự nó, tổ chức chuyên môn (Ca trưởng - Bè trưởng - Ca viên), với các sinh hoạt thường xuyên như tập hát và hát lễ hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng, có đủ sức để nuôi dưỡng và duy trì một ca đoàn hoạt động lâu dài, nếu người ca trưởng có bản lãnh , có chuyên môn, biết chú ý đến đời sống tinh thần của từng ca viên. Nhưng trong thực tế, ca trưởng nên có sự hỗ trợ của một ban điều hành để linh hoạt đời sống ca đoàn với những sinh hoạt phụ trội khác, gọi là tổ chức hành chánh. Chúng tôi gợi ý một số điểm để ca trưởng tuỳ nghi tổ chức, nếu hoàn cảnh cho phép.

2.2. Trước hết, nên có những cố vấn tinh thần như Cha xứ hoặc Cha phó, hoặc Thầy xứ, hoặc Nữ tu ... để nâng đỡ, khuyến khích, sửa dạy ca đoàn. Ngoài ra cũng nên có ban bảo trợ ca đoàn, gồm những người có uy tín trong giáo xứ, quan tâm đến âm nhạc. Các người bảo trợ sẽ nâng đỡ ca đoàn về mặt tinh thần cũng như vật chất.

2.3. Ban điều hành ca đoàn gồm một Đoàn trưởng, một hoặc hai Đoàn phó, một thư ký, một thủ quỹ. Ca trưởng cũng có thể được bầu để kiêm nhiệm chức vụ ca đoàn trưởng, nếu ca đoàn còn non trẻ. Đoàn trưởng cùng với Đoàn phó lo điều hành ca đoàn trong các sinh hoạt “ngoài âm nhạc”, nghĩa là ngoài những hoạt động thuần tuý âm nhạc, liên quan đến trách nhiệm của ca trưởng (như : huấn luyện, chọn bài, tập dượt, trình tấu).

Thư ký làm biên bản các buổi họp. Ghi chép sổ “nhật ký” của ca đoàn ... Thủ quỹ lo bảøo trì và phát triển quỹ của ca đoàn, do đóng góp hoặc quà tặng ...

2.4. Ban điều hành được sự cộng tác của các trưởng nhóm Phụng vụ, Sinh hoạt, Tông đồ và Âm thanh nhạc cu ï(ÂTNC).

a- Nhóm Phụng vụ phụ giúp ca trưởng để kiện toàn ca mục, để cung cấp bài bản và làm các công tác khác liên quan đến Phụng vụ, nếu có ( như dẫn lễ, đọc Sách Thánh ...)

b- Nhóm Sinh hoạt chịu trách nhiệm về các sinh hoạt khác như mừng sinh nhật, mừng bổn mạng của ca viên, của ca đoàn, của các bảo trợ, cố vấn, của giáo xứ ... Nói chung là các sinh hoạt vui tươi gây tình thân ái với nhau và với tha nhân (văn nghệ, cắm trại, picnic, liên hoan ...)

c- Nhóm Tông đồ nhằm gây tinh thần tông đồ, xã hội nơi ca viên bằng các việc làm như thăm viếng, tương trợ ca viên và gia đình trong những biến cố vui buồn đặc biệt của họ (ốm đau, tang chế, cưới hỏi ...). Gây ý thức tông đồ bằng cả việc xã hội : giúp đỡ người nghèo túng ngoài ca đoàn, ngoài xứ đạo ... Động viên tinh thần ca viên, nhất là trong việc đi tập hát cho đúng giờ và đông đủ, vì tham gia ca đoàn cũng là một việc tông đồ.

d- Nhóm Âm thanh, Nhạc cụ lo về âm thanh, ánh sáng, nhạc cụ, bục đứng, giá nhạc… cho ca đoàn, nhất là trong những buổi lễ lớn, tổ chức ngoài trời ... Đặc biệt về âm thanh, nên có vài ca viên hiểu biết để sắp đặt micro, điều chỉnh tăng âm cho phù hợp với ca đoàn và yêu cầu của hợp ca. Nếu ca đoàn dùng chung âm thanh với chủ tế, thì người điều chỉnh chung cũng nên đáp ứng điều chỉnh âm lượng và sắp xếp micro và loa theo yêu cầu của ca trưởng.

2.5. Các ca viên đều tham gia từ một đến hai nhóm nêu trên : riêng nhóm tông đồ nên chia các ca viên thành từng tổ theo địa dư để dễ liên lạc với nhau. Tổ trưởng có trách nhiệm liên hệ với các tổ viên để biết tình hình gia đình và bản thân của họ, để kịp thời thông báo lại với trưởng nhóm Tông đồ ...

2.6. Ban điều hành nên có những buổi họp định kỳ hàng tháng, để kiểm điểm sinh hoạt tháng. Ban điều hành cùng với các Trưởng nhóm và phó nhóm làm thành ban điều hành mở rộng, nên có những buổi họp định kỳ hàng quý để sơ kết sinh hoạt, góp phần thăng tiến ca đoàn.

2.7. Sơ đồ tổ chức hành chánh :

2.8. Kết luận : Tổ chức hành chánh hỗ trợ cho tổ chức chuyên môn. Đó là một dịch vụ nhằm giúp ca đoàn hoàn thành tốt công tác chính của mình là tập để hát lễ, hát làm sao để “tôn vinh Thiên Chúa và thánh hoá các tín hữu”.

3. Tổ chức công việc

Dù với tư cách là ca trưởng, hay với tư cách là một ca đoàn trưởng hoặc một trưởng nhóm, người lãnh đạo nào cũng cần biết cách tổ chức công việc. Thường có 3 giai đoạn :

3.1. Giai đoạn chuẩn bị.

3.2. Giai đoạn thực hiện.

3.3. Giai đoạn đúc kết.

Trong mỗi giai đoạn, chúng ta sẽ xem xét :

- những việc phải làm,

- những khả năng trí tuệ,

- và những đức tính cần có của người lãnh đạo.

3.1. Giai đoạn chuẩn bị :  Đây là giai đoạn quan trọng quyết định sự thành công của công việc. Nếu chuẩn bị chu đáo thì có thể nói công việc đã được một nửa. Do đó, có người đã dám nói : “Lãnh đạo là tiên liệu”, nghĩa là chuẩn bị trước thật kỹ càng để xem công việc sẽ tiến triển theo hướng nào thì mới có những sự chuẩn bị xa hầu đáp ứng kịp thời với tình thế.

a. Các việc phải làm :

a.1. Xác định các yếu tố liên quan đến :

- Nội dung công việc : làm gì ? gồm những việc gì ? (What ?)

- Lý do và mục đích : Tại sao phải làm ? Làm để làm gì ? (Why ?)

- Nhân sự : Ai làm ? (người chịu trách nhiệm chính). Ai bảo làm ? (người ra lệnh, cấp trên). Làm với ai ? (cộng sự viên ...) (Who ?)

- Cách thế và phương tiện : Làm như thế nào ? Bằng phương tiện nào ? (How ?)

- Nơi chốn : Làm ở đâu ? (Where ?)

- Thời gian : Lúc nào ? Trong bao lâu ? (When ?)

a.2. Xác định yếu tố nào có sẵn, không thể thay đổi được : thường “nội dung công việc” hoặc “lý do, mục đích” là yếu tố có sẵn, do cấp trên chỉ thị hay yêu cầu. Còn các yếu tố khác, có thể tuỳ nghi bàn bạc, thay đổi. Khi đã xác định rõ yếu tố nào có sẵn, thì ta sẽ từ đó mà khai triển các yếu tố còn lại cho phù hợp với yếu tố có sẵn đó.

a.3. Phân tích nội dung công việc, tức là liệt kê các việc phải chuẩn bị xa gần. Nên hội ý, tham khảo những người biết việc, có nhiều kinh nghiệm hơn mình trong lãnh vực này (tham khảo các chuyên viên).

a.4. Thâu tóm các việc tương cận vào một số khâu chủ yếu.

a.5. Phân công phân nhiệm : Tìm người có khả năng và có tinh thần trách nhiệm để giao cho họ đảm trách các khâu. Khi phân công cho các cộng sự viên, cũng cần phân nhiệm, nghĩa là phân chia trách nhiệm rõ ràng : họ có quyền hạn tới đâu ? Đối với ai ? Việc gì thì tự ý làm được ? Việc gì không tự ý làm được ? ... Từ đó, hình thành sơ đồ tổ chức nhân sự cũng như tổ chức công việc theo hàng dọc cũng như hàng ngang.

a.6. Gặp gỡ với các cộng sự viên đã được phân công phân nhiệm : Gợi ý, đề nghị cách thức và phương thế thực hiện công việc. Người lãnh đạo cần trao đổi với các cộng sự viên, và không nên áp đặt một điều gì không thực sự cần thiết. Trái lại, khuyên họ nên tìm hiểu, hỏi han thêm để có thể hoàn thành công việc được giao phó cách tốt đẹp nhất.

a.7. Tiên liệu những giải pháp phòng hờ : Chính người lãnh đạo phải thấy trước những hoàn cảnh khác nhau có thể xảy đến, và trong mỗi hoàn cảnh “bất trắc” đó, mình đều nghĩ trước những cách đáp ứng kịp thời.

a.8. Lên lịch trình những việc phải xúc tiến trước hoặc sau : Định rõ thời gian bắt đầu chuẩn bị và thời gian phải hoàn tất, phải báo cáo lại, qua bảng “thời biểu tổng quát” các công việc chuẩn bị.

a.9. Phác hoạ chương trình chi tiết về chính công việc phải làm cùng với các cộng sự viên của mình.

a.10. Xúc tiến các việc phải chuẩn bị xa và ấn định những buổi gặp gỡ định kỳ để theo dõi và thông báo tiến trình chuẩn bị.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn chuẩn bị, người lãnh đạo phải biết “nhìn rộng” và “nhìn xa” :

b.1. Nhìn rộng : Để bao quát được nhiều khía cạnh của vấn đề, của công việc. Người lãnh đạo có thể mở rộng cái nhìn của mình nhờ tham khảo ý kiến của người khác (chuyên viên).

b.2. Nhìn xa : Để tiên liệu, để định hướng, để ngăn ngừa. Người lãnh đạo như “sống trước” các công việc sẽ thực hiện, nhờ khả năng nhìn về tương lai, đoán trước được hậu quả của các công việc, lường trước được phản ứng của tha nhân, cảm nhận trước được thành quả của công việc. Từ đó, tính toán trước được mọi việc để ứng phó kịp thời.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn chuẩn bị, người lãnh đạo cần những đức tính này hơn cả : Khiêm tốn, cầu tiến, đối thoại.

c.1. Khiêm tốn lắng nghe, tham khảo kẻ khác hầu mở rộng và kéo xa cái nhìn hạn hẹp của mình.

c.2. Cầu tiến là tinh thần tìm tòi, học hỏi để thăng tiến cũng như cải tiến bản thân. Trong khi làm việc chung với các cộng sự viên, tinh thần cầu tiến giúp người lãnh đạo dễ dàng tiếp nhận những ý kiến, đề nghị, sáng kiến hữu ích của kẻ khác, giúp cho công tác chuẩn bị được kỹ càng hơn.

c.3. Tinh thần đối thoại là tinh thần của người khiêm tốn và cầu tiến, ý thức mình không biết hết đầy đủ mọi việc, mọi chân lý, nên cần trao đổi, bàn bạc để làm sáng tỏ vấn đề, để chân lý được tỏ rạng hơn. Khi đối thoại là ở trong tư thế mình sẵn sàng bỏ ý kiến của mình để đón nhận ý kiến hay hơn, hợp hơn của kẻ khác. Khi làm việc chung với các cộng sự viên của mình, người lãnh đạo phải có tinh thần đối thoại, và biết cách đối thoại, để tạo sự hợp tác chân thành của các cộng sự viên.

3.2. Giai đoạn thực hiện :

Đây là giai đoạn không những chỉ làm việc với các cộng sự viên như Trưởng ban, Trưởng nhóm, Trưởng tổ ... nhưng còn nên theo sát việc làm của mọi thành viên được chừng nào hay chừng nấy. Tuy nhiên, khi cần ra chỉ thị gì thì chỉ nên ra thông qua các Trưởng ban mà thôi.

a. Các việc phải làm :

a.1. Theo dõi diễn tiến công việc từ khởi đầu cho tới lúc kết thúc. Phải có sự hiện diện ở những thời điểm quan trọng hay ở những nơi có công tác quan trọng.

a.2. Đôn đốc, khích lệ để cho công việc tiến hành như dự liệu.

a.3. Điều chỉnh kịp thời khi có sai sót, chậm trễ.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Giai đoạn thực hiện đòi hỏi người lãnh đạo phải biết “nhìn chung” và “nhìn kỹ”.

b.1. Nhìn chung : là nhìn toàn thể, nhìn tổng hợp, nhìn bao quát được mọi công việc đang diễn tiến, xem có đồng bộ, kịp thời không. Người lãnh đạo không để bị lôi cuốn vào các tiểu tiết, các điều cá biệt, mà quên đi cái chính yếu, cái quan trọng phải hoàn thành.

b.2. Nhìn kỹ : là việc gì mình cũng phải để ý tới, nhất là thấy cho rõ, thấy cho tinh những điều hay cũng như những điều dở, điều đúng cũng như điều sai sót trong công việc làm của tất cả các khâu. Nếu có quá nhiều việc mà mình không theo dõi hết được thì phải giao trách nhiệm cho các Trưởng ban, Trưởng nhóm để thường xuyên tường trình cho mình về diễn tiến các công việc, hoặc nhờ người phụ tá của mình chia sẻ một phần công việc đôn đốc, điều chỉnh của mình.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn thực hiện, người lãnh đạo cần nhất là sự bình tĩnh và tính quyền biến.

c.1. Bình tĩnh : làm chủ được các hành động của mình, không bối rối, lo sợ, cuống quýt trước mọi tình huống thuận lợi hoặc bất lợi. Có những người tự bản tính rất bình tĩnh, có những người khác không được như vậy. Có thể tập luyện để càng ngày càng bình tĩnh hơn, nhất là trước một số hoàn cảnh nhất định nào đó, chẳng hạn như khi tiếp xúc với người lạ, hoặc đứng trước đám đông ... Cần tạo cho mình lòng tự tin nhờ vào khả năng đích thực của mình (một người ca trưởng có học tập, có khả năng thì tự tin hơn người ca trưởng không được học hỏi).

c.2. Quyền biến : là biết ứng phó một cách linh hoạt trước các biến cố bất thường, chưa tiên liệu trước. Người lãnh đạo biết quyền biến sẽ quyết định nhanh chóng và sáng suốt điều gì cần làm tức thời, không thể trì hoãn lâu để suy nghĩ hay để hỏi ý kiến kẻ khác được. Trong giai đoạn thực hiện công việc, thì đức tính này cũng khá cần thiết cho người lãnh đạo, nhất là khi phải điều chỉnh kịp thời những bất trắc hoặc sai sót xảy ra.

3.3. Giai đoạn đúc kết :

Công việc nào, sau khi hoàn tất, cũng nên có đúc kết để rút kinh nghiệm : rút ra khuyết điểm để tránh, rút ra ưu điểm để phát triển thêm. Công việc đúc kết này có thể làm bằng nhiều cách.

- Nếu công việc nhỏ, chỉ cần bản thân người lãnh đạo tự đúc kết như một cuộc kiểm điểm việc làm của mình.

- Nếu công việc lớn hơn, liên quan đến tập thể nhiều hơn, ta nên tổ chức những buổi họp riêng các cộng sự viên, hoặc chung mọi người tham gia công việc, để đúc kết ...

a. Các việc phải làm

a.1. Các cộng sự viên đánh giá về thành quả công việc.

a.2. Lắng nghe sự nhận định của những người khác, nếu có.

a.3. Người lãnh đạo đúc kết, một phần dựa trên ý chung, một phần dựa trên sự nhận định của chính bản thân mình. Với tư cách là người chịu trách nhiệm chung về công việc, người lãnh đạo phải có đủ yếu tố để lượng định xem : kết quả công việc ra sao ? Có đạt được mục đích đề ra hay không ? Đâu là ưu điểm ? Đâu là khuyết điểm ?

-. Thường người ta khó thấy ưu điểm hơn là khuyết điểm. Khuyết điểm dễ thổi phồng đối với những người không có thiện cảm với công việc của mình. Người lãnh đạo phải đủ sáng suốt và công tâm để nhìn ra vừa ưu điểm vừa khuyết điểm một cách trung thực.

-. Người lãnh đạo phải công minh khi khen thưởng, nhưng bao dung khi khuyến cáo, sửa sai. Nên tìm ưu điểm để khích lệ hơn là moi móc khuyết điểm để bêu xấu, hạ bệ.

a.4. Đề xuất cho tương lai : sau khi rút ưu khuyết điểm về công việc cũng như về tinh thần của các người thực hiện công việc, người lãnh đạo biết rút ra những kết luận thực tế để làm kinh nghiệm cho tương lai, nhất là đề ra hướng đi sắp tới của đoàn thể.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Giai đoạn đúc kết thường diễn ra vài ngày hoặc vài tuần sau khi hoàn thành. Trong thời gian đó, chính người lãnh đạo phải chuẩn bị cho buổi họp đúc kết chung. Do đó, người lãnh đạo cần có khả năng biết “nhìn lui” và “nhìn tới”.

b.1. Nhìn lui : là nhìn ngược lại quá khứ. Người lãnh đạo phải nhớ lại mục đích chủ yếu của công việc, nhớ lại được diễn tiến của các giai đoạn chuẩn bị cũng như giai đoạn thực hiện, để qua đó nhận ra được những cái chính yếu, những gì đáng nói, đáng đề cao, đáng khích lệ, nên khuyến cáo, nên sửa sai ... trong bản đúc kết của mình. Không được bỏ sót những ưu điểm cũng như khuyết điểm quan trọng ... Người có khả năng biết nhìn lui, là người không những có trí nhớ tốt, mà còn biết rút ra những bài học từ những biến cố đã qua.

b.2. Nhìn tới : là nhìn lên phía trước, nhìn về tương lai. Người lãnh đạo biết nhìn tới, là người có khả năng, từ thực tế hiện tại, đề xuất ra được hướng đi phù hợp cho tương lai, có khả năng biến thất bại trong quá khứ ra thành công trong tương lai. “Thất bại là mẹ thành công”, hoặc dù “không thành công, thì cũng thành nhân”, như lời của ông Nguyễn Thái Học đã nói.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn đúc kết, ngoài tính khiêm tốn cần thiết cho mọi giai đoạn, ngoài tính công minh và bao dung cần thiết cho việc lượng định, đánh giá các thành quả công việc của người dưới quyền, như đã nói ở trên, thì người lãnh đạo còn cần có tính thực tế và tính lạc quan.

c.1. Tính thực tế hay óc thực tế, là nhìn nhận sự việc một cách khách quan, với cái hay cũng như cái dở trong đó, và nhất là tỏ ra thiết thực trong các hoạt động của mình, không ảo tưởng, xa vời ... Không thổi phồng cái hay, không ém nhẹm cái dở, mà trái lại biết chấp nhận thực tại một cách bình tĩnh, và hành động một cách phù hợp với thực tại đó. Người lãnh đạo thực tế không để những lời khen, lời tâng bốc làm quên đi những khuyết điểm của công việc mình, và cũng không để những lời chê bai, gièm pha phủ lấp những ưu điểm của công việc, từ đó có được một thái độ phù hợp với “thực tế”.

c.2. Tính lạc quan : là nhìn sự việc dưới khía cạnh tích cực, tốt đẹp của nó, do thái độ tin tưởng con người có thể cải tiến trong tương lai. Người lạc quan không bao giờ thất vọng, vì trong mọi việc, mọi người, dù có dở tới đâu thì vẫn tìm thấy được những cái hay, cái tích cực, và trên cơ sở những cái hay, cái tích cực đó, người lãnh đạo thực tế và lạc quan có thể xây dựng những kế hoạch cho tương lai. Chính tính lạc quan sẽ đem lại niềm an ủi và niềm vui cho bản thân người lãnh đạo, cũng như cho mọi người làm việc với mình. Nó khích lệ mọi người cải tiến bản thân, cải tiến công việc cho tốt đẹp hơn trong tương lai.

* * * * *

Tóm lại, người ca trưởng cần học để biết tổ chức công việc trong lãnh vực chuyên môn (âm nhạc), cũng như trong lãnh vực hành chánh. Nhưng phải lưu tâm đến các điểm sau :

1. Không phải ai cũng có đầy đủ ngay tất cả các khả năng trí tuệ cũng như tất cả các đức tính cần thiết như vừa nêu trên. Có những người tự nhiên có khả năng lãnh đạo hơn những người khác ; có những người phải học tập nhiều để thủ đắc được phần nào một số khả năng và đức tính cần thiết. Vì thế, cần phải khiêm tốn nhận ra chỗ non kém của mình, để biết hỏi han, nhờ cậy người khác có khả năng hơn chia sẻ trách nhiệm với mình.

2. Người lãnh đạo tốt là người có khả năng đào tạo thêm những con người tốt, biết làm việc chung với nhau trong tinh thần trách nhiệm và tôn trọng lẫn nhau, và nhất là đào tạo thêm được một số người có thể thay thế mình, tiếp tục công việc của mình. Do đó, đừng ngại giao công việc để cho họ tập lãnh trách nhiệm. Nhất là lưu tâm đến con người hơn là đến công việc, khi hoàn cảnh cho phép : Người lãnh đạo nào nhờ con người để đạt được công việc thì tuy sẽ có thể được việc trong hiện tại, nhưng sẽ mất lòng người trong dài hạn. Còn người lãnh đạo nào, thông qua công việc, biết lưu tâm, chăm sóc, huấn luyện con người, thì sẽ được việc dài hạn và được cả lòng người về lâu về dài :

3. Từ đó, nảy sinh vấn đề giao tế nhân sự, vấn đề tương quan nhân bản giữa người lãnh đạo và các người cùng làm. Trong những công việc cấp bách, đột xuất, người lãnh đạo cần đưa ra quyết định kịp thời và quả quyết, không thể chần chờ nhiều để suy nghĩ, để hỏi han, bàn bạc với người khác, thì cách lãnh đạo độc đoán xem ra cần thiết, để công việc trôi chảy tức thời. Nhưng trong đa số những trường hợp khác, khi có thời giờ để hoạch định chương trình, thì cách lãnh đạo dân chủ - nghĩa là cách lãnh đạo có đối thoại, trao đổi, bàn bạc, thuyết phục, có sự tham gia góp ý của nhiều người để đi đến ý kiến chung phù hợp với hoàn cảnh, phù hợp với con người ... - xem ra sẽ không những làm cho công việc tiến hành tốt đẹp, mà còn giúp phát triển khả năng đóng góp và tinh thần trách nhiệm của các người cùng làm.

{ Các câu HỎI ôn tập

1. Ca trưởng cần biết làm những gì trong khâu tổ chức chuyên môn cho một ca đòan ?

2. Con số ca viên trong từng bè như thế nào ? Xếp chỗ ra sao ?

3. Huấn luyện cho ca viên những gì ? Cần thiết ra sao ?

4. Uy tín của ca trưởng do đâu mà có ?

5. Tổ chức hành chánh là gì ? Để làm gì ?

6. Các nhóm Phụng vụ, Sinh hoạt, Tông đồ, Âm thanh nhạc cụ làm những việc gì ?

7. Các việc cần làm trong giai đoạn chuẩn bị ?

8. Khả năng trí tuệ và đức tính của lãnh đạo trong giai đoạn chuẩn bị ?

9. Giai đoạn thực hiện, cần làm gì ? Cần đức tính nào ?

10. Giai đoạn đúc kết nên làm gì ?

11. Khả năng trí tuệ và đức tính cần cho người lãnh đạo trong giai đoạn này ?

12. Thế nào là người lãnh đạo tốt ?

13. So sánh hiệu quả của hai lối lãnh đạo độc đoán và lãnh đạo dân chủ ? Bạn nghĩ nên theo cách nào ?

 [Top]